Die Pomodoro-Technik bringt dich durch den Wechsel von fokussiertem Arbeiten mit Erholungspausen in den richtigen Flow. Die geplanten Pausen helfen dabei, länger konzentriert zu arbeiten.
So funktioniert die Pomodoro-Technik
Wer kennt es nicht, man will sich gerade mit Elan an eine Aufgabe machen, dann kommt eine wichtige E-Mail, ein Kollege braucht Hilfe oder der Messenger summt. Die wichtige Aufgabe schiebst du erstmal wieder auf. Der Druck wächst und in deinem Unterbewusstsein türmen sich die Aufgaben zu scheinbar unlösbaren Bergen auf.
So ähnlich ging es auch dem Italiener Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren, bis ihn ein Küchenwecker in Tomatenform auf die Lösung brachte: Er zerlegte die Aufgaben in übersichtliche Abschnitte, die so ihren Schrecken verlieren. Er nannte diese Methode Pomodoro-Technik (italienisch für Tomate):
- Jeder Abschnitt oder Pomodoro dauert 25 Minuten. In dieser Zeit gehst du eine spezifische Aufgabe konzentriert an und lässt dich nicht stören.
- Abschließend hakst du die erledigte Aufgabe auf deiner Liste ab.
- Danach hast du fünf Minuten Pause, in der du dich wirklich entspannst. Lass die Gedanken schweifen, meditiere oder trinke einen Kaffee. Belohne dich für die 25 Minuten fokussierte Arbeit.
- Dann gehst du die nächste Aufgabe an und stellt den Wecker wieder auf 25 Minuten ein.
- Auf jeden Pomodoro-Abschnitt folgen wieder fünf Minuten Pause.
- Nach vier Pomodoro-Abschnitten belohnst du dich mit einer längeren Pause von 20 bis 30 Minuten.
Ein Pomodoro-Zyklus dauert somit maximal zweieinhalb Stunden.
Der Ablauf eines Pomodoro-Zyklus:
- Vier Pomodori mit je 25 Minuten Arbeitszeit
- unterbrochen von jeweils fünf Minuten Pause.
- Dann folgt die längere Pause zum Abschluss des Pomodoro-Zyklus.
Du kannst bei der Pomodoro-Technik mehrere Zyklen hintereinanderhängen.
Die Pomodoro-Technik benötigt etwas Planung
Das Pomodoro-Konzept erfordert, dass du dir im Vorfeld genau überlegst, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen und in welchen Arbeitsschritten du sie sinnvollerweise erledigen kannst.
- Durch den Wechsel von 25 Minuten konzentrierter Arbeit mit fünf Minuten Pause erhältst du Zeit, dich zu erholen und kannst länger produktiv und kreativ arbeiten.
- Kannst du eine Aufgabe nicht in den geplanten 25 Minuten erledigen, unterbrich trotzdem die Arbeit nach Ablauf der Zeit und halte die Pausen ein. Auf deiner Aufgabenliste bleibt der Pomodoro offen und du machst damit im nächsten Pomodoro-Abschnitt weiter.
- Notiere dir auf deiner Liste, warum du nicht fertig wurdest: Lag es an Störungen? Oder war die Aufgabe zu komplex für 25 Minuten?
Anhand dieser Notizen lernst du mit der Zeit, deinen Tagesablauf besser zu gestalten und entwickelst deinen eigenen Arbeitsrhythmus oder Arbeitsflow.
So könnten die Aufzeichnungen beispielsweise ergeben, dass du Nachmittags schneller komplexe Aufgaben erledigen kannst oder dass sich zu bestimmten Zeiten Störungen häufen. Mit dieser Erkenntnis kannst du deine Pomodori gezielt im Tagesablauf einsetzen und so frischen Schwung in die Arbeit bringen.
Du musst nicht den ganzen Tag mit der Pomodoro-Technik durchplanen. Lass genügend Zeit für Besprechungen, Telefonate oder andere Aufgaben, die du nicht nach dem Pomodoro-Prinzip abarbeiten kannst.
Die Pomodoro-Technik motiviert und diszipliniert gleichermaßen
Die Pomodoro-Technik geht weiter als herkömmliche To-Do-Listen, indem es die Dimension Zeit einbezieht.
Die Methode diszipliniert dich, genau auf die Abläufe und den Zeitaufwand zu achten. Es reicht nicht die Aufgabe hinzu schreiben, sondern du musst sie in dem vorgegebenen Rahmen der Zeitabschnitte, der Pomodori einpassen.
So werden zum Beispiel aus der Aufgabe "Rechnung schreiben" die Pomodori:
- Belege zusammensuchen
- Belege sortieren
- Formular ausfüllen
Die Routine, den Wecker zu stellen und dann mit der Aufgabe beginnen, soll laut Francesco Cirillo die Fokussierung fördern. Du bist gezwungen, dich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren, Ablenkungen wie E-Mails oder Telefonate werden in der nächsten Pomodoro-Runde gesammelt erledigt.
Durch das Ticken der Uhr wird dir das Zeitmaß bewusst und motiviert dich, deine Aufgabe "anzupacken". 25 Minuten für einen Pomodoro-Abschnitt sind ein überschaubarer Zeitraum.
Indem du die Aufgaben abhakst, hast du ein Erfolgserlebnis und gehst motiviert an die nächste Pomodoro-Aufgabe.
Der rasche Wechsel im Ablauf beugt Gedankenblockaden vor. Die Pomodoro Technik verhindert, dass du dich in Probleme "verbeißt". Nach 25 Minuten machst du Pause und kannst deine Gedanken frei auf Reisen schicken. Im nächsten Pomodoro-Abschnitt hast du dann vielleicht deinen Heureka-Moment zur Lösung des Problems.
Pomodoro-Technik in die Arbeitsabläufe einbauen
Francesco Cirillo empfiehlt die Pomodoro-Technik für fast alle Bereiche, egal ob für Freiberufler:innen, Lehrer:innen, Studierende, Angestellte oder im Privatleben.
- Der erste Pomodoro-Abschnitt am Tag ist der Planung des Tages reserviert. Hier schreibst du dir alles auf, was du erledigen möchtest und teilst es in die Pomodoro-Abschnitte nach ihrer Priorität ein.
- Nimm dir zu Anfang kleine und einfache Aufgaben vor, die leicht in einen 25 Minuten Abschnitt passen. Willst du gleich unliebsame Aufgaben angehen, dann ist die Technik Eat the Frog was für dich.
- Informiere deinen Kolleg:innen über die Pomodoro-Technik und erkläre ihnen, dass du in bestimmten Zeiträumen konzentriert an einer Aufgabe arbeitest.
- Ihr könnt "Bitte nicht Stören"-Zeichen ausmachen, damit sie sich auch darauf einstellen können.
- Baue Pomodori ein, in denen du Anliegen von Kolleg:innen und extern abarbeitest.
Aufwendige Anschaffungen sind nicht nötig, du brauchst eigentlich nur einen Block, Stift und einen Küchenwecker um anzufangen. Den Küchenwecker kannst du auch durch einen Pomodoro-Timer fürs Handy oder den Computer ersetzten. Einige Applikationen ahmen sogar das Ticken des Weckers nach oder haben die Aufgabenplanung in To-Do-Listen integriert.
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