Mit diesen laufenden Kosten müssen Selbstständige rechnen
- Wer sich selbstständig machen möchte, muss wissen, welche Fixkosten auf ihn zu kommen, die mit der Auftragslage nichts zu tun haben. Denn die Freiheit der Freiberuflichkeit bringt höhere Ausgaben mit sich.
- Die Kenntnis über diese finanzielle Belastung ist essenziell für die Berechnung des Honorars.
- In diesem Artikel werden einige wesentliche Kostenpunkte vorgestellt, die zu berücksichtigen sind.
Selbstständige müssen hohe laufende Kosten tragen, die unabhängig von Aufträgen sind (zum Beispiel Versicherungsbeiträge oder Steuerberatungshonorar). Daher ist es zu Beginn der Gründung wichtig, sich einen Überblick über alle anstehenden Ausgaben zu verschaffen, um einen realistischen Stundensatz kalkulieren zu können. Schauen wir uns jetzt eine Auswahl derselben näher an.
Arbeitsplatz
Wer selbstständig ist, muss seinen Arbeitsplatz und dessen Einrichtung sowie alle damit verbundenen Kosten aus eigener Tasche finanzieren. Diese reichen von Miete und Mietnebenkosten über einen Internettarif bis hin zur Anschaffung und Unterhaltung von Geschäftshandy und -laptop. Zudem leben jene freiberuflich tätigen Menschen, die sich einen Heimarbeitsplatz einrichten und kein Büro oder Geschäftsräume anmieten, ebenfalls in den seltensten Fällen kostenlos und müssen Miete oder die Raten ihres Hauskredits bezahlen.
Firmenwagen
Selbstständige, die häufig zu ihrer Kundschaft unterwegs sind, brauchen dafür möglicherweise einen Firmenwagen. Dessen Anschaffung und Unterhalt sind mit den folgenden Kosten verbunden:
- Kauf
- Treibstoff/Elektrizität
- Wartung
- Kfz-Versicherung
- Steuer
Oder sie nutzen den öffentlichen Nahverkehr für dienstliche Wege und geben dadurch Geld für Zug- oder Bustickets aus. Gleichermaßen zählen Fahrten zu Fortbildungen oder Messen zu beruflichen Reisen. Alle diese Kosten müssen Selbstständige in der Gründung berücksichtigen.
Tipp: Ab einer dienstlichen Nutzung über 50 % der gefahrenen Kilometer zählt ein Auto zum Betriebsvermögen. Dann gelten alle damit verbundenen Ausgaben als Betriebsausgaben (darunter die Leasingrate oder die Kreditzinsen einer Autofinanzierung) und bescheren der freiberuflichen bzw. selbstständigen Person eine Erstattung der Vorsteuer.
Geschäftskonto
Am Anfang der Selbstständigkeit fragen sich viele Gründende, ob sie zur Eröffnung eines Geschäftskontos verpflichtet sind. Momentan existiert dafür keine gesetzliche Grundlage. Ein Firmenkonto ist lediglich für Kapitalgesellschaften (unter anderem für eine GmbH) vorgeschrieben. Zudem kann die Bank die unternehmerische Nutzung eines privaten Girokontos untersagen, wenn diese beispielsweise den AGB widerspricht. Doch gerade bei langjähriger Beziehung zur kontoinhabenden Person oder bei wenigen Buchungen pro Monat drücken viele Kreditinstitute ein Auge zu, wenn auf einem Konto berufliche und private Zahlungen eingehen. Es ist allerdings sinnvoll, ein Geschäftskonto zu haben, um …
… unternehmerische Buchungen eindeutig zuordnen zu können.
… die finanzielle Lage der Geschäftstätigkeit auf einen Blick einzuschätzen.
… seiner Kundschaft alternative Zahlungsmöglichkeiten zur Überweisung, wie Lastschrifteinzug, anbieten zu können.
Bei Filialbanken sind Geschäftskonten im Regelfall mit einer Kontoführungsgebühr verbunden. Alternativen dazu finden sich bei Fintech-Start-ups (die Direktbanken im Firmenkontobereich). Sie haben meist mehrere Kontomodelle im Angebot, deren Leistungen sich voneinander unterscheiden und an verschiedene Unternehmensgrößen richten. Konten für einzelne Selbstständige ohne Personal oder Mitgründende sind in der Regel am günstigsten oder kostenlos, bieten jedoch nicht so viele Features.
Das Geschäftskonto der Business-Banking-Plattform Penta wird in drei Modellen angeboten: Starter, Comfort und Enterprise. Sie sind alle kostenpflichtig und können 30 Tage lang gebührenfrei ausprobiert werden. Da Penta mit der Solarisbank zusammenarbeitet, haben seine Geschäftskonten eine deutsche IBAN und sind durch die gesetzliche Einlagensicherung geschützt. Starter zielt auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen, Start-ups und freiberuflich tätiger Personen ab. Es kostet 9 Euro monatlich (zzgl. USt.). Im Preis enthalten sind zwei Nutzende und zwei Debit-Visakarten, 100 ausgehende Transaktionen im SEPA-Raum, ein Unterkonto und zwei Bargeldabhebungen. Zudem ist es mit vielen Buchhaltungsprogrammen wie Lexoffice, sevDesk oder Billomat kompatibel.
Versicherungsbeiträge
Einen wesentlichen Anteil der Fixkosten für Selbstständige nehmen Versicherungsbeiträge ein. Denn während bei Angestellten der Arbeitgeber einen Teil der Krankenversicherung bezahlt, müssen freiberuflich arbeitende Personen diese allein finanzieren. Eine Ausnahme gilt für Selbstständige, die eine publizierende oder künstlerische Tätigkeit ausüben. Sie können der Künstlersozialkasse beitreten, die dann den Arbeitnehmeranteil für die Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung zahlt und dadurch ihre Mitglieder mit Angestellten gleichsetzt.
Selbstständige dürfen selbst entscheiden, ob sie sich privat oder gesetzlich krankenversichern. In manchen Berufszweigen gelten Pflichtversicherungen. Beispielsweise müssen freiberufliche Lehrkräfte, Geburtshelfende oder handwerkliches Fachpersonal in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. Außerdem gibt es verschiedene Versicherungen, die für Selbstständige und Freelancer empfehlenswert sind.
Zu diesen zählt als Erstes die Berufsunfähigkeitsversicherung, um den Verlust der Arbeitsfähigkeit abzusichern. Das Risiko einer Berufsunfähigkeit ist nicht zu unterschätzen und eine BU-Versicherung ist insbesondere für Selbstständige wichtig, die kein Geld vom Staat bekommen, wenn sie nicht mehr arbeiten können. Da der Abschluss dieser Versicherung sehr komplex ist, ist es empfehlenswert, sich dabei von einer unabhängigen Beratungsperson helfen zu lassen.
Ferner gibt es spezifische Berufshaftpflichtversicherungen wie zum Beispiel die Medienhaftpflichtversicherung für alle, die in der Medienbranche arbeiten. Manche Berufsgruppen wie Ärzte, Angehörige rechtsberatender Berufe oder Architekturschaffende sind ebenfalls gesetzlich dazu verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen.
Das sind viele Versicherungen, zu denen zusätzlich noch die Privathaftpflicht-, Hausrat- oder Kfz-Versicherung sowie weitere private Absicherungen kommen. Die Versicherungsverwaltungs-App Clark hilft dabei, den Überblick zu behalten. Sie ist eine Art digitaler Versicherungsordner. Außerdem erinnert sie an Kündigungsfristen, bietet einen Tarifvergleich und ermöglicht den direkten Abschluss bzw. Wechsel von Versicherungen in der App. Clark ist kostenlos. Im Gegenzug übertragen Nutzende dem Anbieter ein Maklermandat. Dadurch kann dieser im Namen der User Verträge kündigen oder neu abschließen.
Steuerberatung
Nicht unterschätzen sollten frisch in die Selbstständigkeit gestartete Personen den Aufwand für die Steuer. Denn neben der jährlichen Einkommensteuererklärung sind Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung und viele weitere Verpflichtungen zu erledigen. Es ist daher empfehlenswert, sich in allen Steuerfragen eine fachkundige Beratung zu suchen oder sich zumindest von einer geeigneten Steuer-Software unterstützen zu lassen.
Der Anbieter Wundertax etwa richtet sich mit einer seiner Plattformen gezielt an Selbstständige, die ihre Einkommensteuererklärung in Eigenregie erledigen, sich aber nicht mit dem komplizierten Elster-Portal auseinandersetzen wollen. Interessierte können sich kostenlos anmelden und die Software ohne Download im Browser ausprobieren. Bezahlt wird erst, bevor die fertige Steuererklärung übermittelt wird. Wundertax zeigt während der Eingabe die voraussichtliche Erstattung an und besitzt eine integrierte Plausibilitätsprüfung.
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